Az E-papír rendszeren keresztüli kérvény beadás előfeltételei
2018 január 1-től engedélyeztetési ügyet indítani, ideértve az előzetes vizsgálatot is csak E-papír rendszeren keresztül lehet.
Ehhez az engedélyes cég képviselőjének, illetve külső szakértő bevonása esetén a szakértőnek regisztrált ügykezelőnek kell lennie a https://tarhely.gov.hu oldal adatai szerint.
Az alábbi leírást akkor kell tehát alkalmazni, ha a kérelem feltöltője nem a cég képviseletére jogosult személy, hanem egy másik munkatárs, vagy egy külső szakértő.
Előfeltételek:
- A meghatalmazni kívánt személynek rendelkeznie kell Ügyfélkapus regisztrációval.
- Az engedélyes cégnek rendelkeznie kell Cégkapu regisztrációval
- Megbízott cég esetén a meghatalmazni kívánt dolgozónak regisztrált ügykezelőnek kell lennie a megbízott cégnél, vagy meghatalmazást kell kapnia a Rendelkezés nyilvántartási rendszerben.
A regisztráció menete:
- A böngészőben be kell írni a https://tarhely.gov.hu webcímet
- Ügyfélkapus belépést követően megjelenik a honlap
- A bal oldali menüben a beállításokra kattintva megjelenik a tárhely adminisztráció
- Bal oldalon a név alatt az értesítési tárhely menüpontot legörgetve ki kell választani a cég adószámát
- Ezt követően a bal oldali menüben az Ügykezelők menüpont alatt Új hozzáadása parancsot kell alkalmazni.
Az E-papír rendszeren keresztüli kérvény beadás menete
- A fentiek végrehajtását követően be kell lépni az E-papír rendszerbe
- Be kell jelölni a “Cégkapuból küldve szeretnék e-papírt benyújtani” rádiógombot, majd meg kell adni az Engedélyes cég nevét és adószámát (Amennyiben a meghatalmazást a Rendelkezési nyilvántartási rendszerben kapta meg a feltöltő, akkor ezt a lépést ki kell hagyni).
- Környezetvédelmi engedélyeztetésnél a Témacsoport megnevezése “Kormányhivatali ügyek” az Ügytípus “Környezet és Természetvédelmi feladatok”
- Vízügyi engedélyeztetésnél a Témacsoport megnevezése “Vízügyi hatósági ügyintézés” az Ügytípus “Vízügyi hatósági feladatok”
- Ezt követően ki kell jelölni Címzettet, ami az érintett Járási hivatal, vagy az érintett Katasztrófavédelmi Igazgatóság
- Hivatkozási szám az első kapcsolatfelvételt követően fog rendelkezésre állni.
- Meg kell adni levél tárgyát és szövegét.
- A “Tovább a csatolmányhoz”gombra kattintva lehet feltölteni a csatolmányokat, melyeknek a maximális mérete nem haladhatja meg a 24 MB-ot.
- A csatolmányokat célszerű hitelesíteni a “Hitelesítés” gombbal, mely során előfordulhat, hogy ismételten be kell lépni az Ügyfélkapun. Olyan dokumentumot, mely már hitelesített (pl. aláírt hatósági határozat, vagy hiteles Tulajdoni lap) már ismételten nem hitelesíthető.
A jóváhagyást és feltöltést követően a hatósági kommunikáció a tarhely.gov.hu honlapon keresztül történik meg. Az érkező üzenetek a “Beérkezett“, míg a korábbi feltöltések az adott céghez kapcsolódó “Elküldött” menü alatt elérhetők. Ahhoz, hogy az adott céghez tartozó információ elérhető legyen, a bal felső menüben a névre kattintva, a legördülő listából ki kell választani a cég adószámát. Ezt követően kell az “Elküldött” , vagy a “Beérkezett” feliratra kattintani.
Bővebb információk a felhasználói kézikönyvben.
Az Ügykezelő egyes esetekben nem csak a feltöltött ügyhöz kapcsolódó dokumentumokhoz férhet hozzá, hanem egyéb a kormányhivataltól, vagy egyéb hatóságtól érkező dokumentumokhoz is. ezért célszerű alkalmazni a címkézés funkciót, amelyről rövid leírás alább található (a részletes leírás itt található):
- A cégkapus jogosultság kiosztása kapcsán van lehetőség szabályok definiálására.
- Elsődlegesen egy olyan szabály definiálása szükséges, mely főszabályként minden, a cég nevére (tehát a tárhelyre) érkező üzenetre igaz.
- Új Címke hozzáadása, ahol a feltétel: Címzett=”cég neve”.
- A címkét Korlátozott hozzáférésű címkeként kell beállítani (a fenti linkelt dokumentum 3.1.2 fejezete szerint)
- Ezen címkéhez tartozó jogosultságokat ki kell osztani minden olyan ügykezelőnek, aki jelenleg is megkapja az értesítéseteket. (Ez van részletesen leírva az 3.1.3 fejezetben)
- Mivel új ügykezelő felvitele esetén ő a címke szabályhoz nincs hozzárendelve, alapértelmezésben semmilyen értesítést nem kap meg
- A hatósági leveleket, esetleges hiánypótlást célszerű megkapnia a megbízottnak (új ügykezelőnek) is, az első, a hatóságtól érkezett levél megérkezését követően új címke definiálható, aminek a szabálya: Feladó=”a hatóság nevének rövidítése”. Ehhez a címkéhez az érintetteket hozzárendelve a megbízott rá fog látni ezen küldeményekre, de csak ezekre.
- A hatóság nevének meghatározása az ezen a linken elérhető pdf-ből kérhető le a Hivatal rövid neve oszlopból
Néhány hasznos információ:
- A környezetvédelmi hatóságok nem minden esetben fogadják el, hogy egy magánszemély tárhely hozzáférésére kerüljenek a dokumentumok, ezért is célszerű a fentebb említettek szerint a megbízott cégnél a feladat végrehajtásával megbízott Ügykezelőnek a Megbízott cégnél is regisztrálva lennie a Cégkapun keresztül. Ez esetleg azzal járhat, hogy az adott személy a hatósági leveleket két irányból, a Megbízó cég és a Megbízott cég oldaláról is megkapja.
- Ha túl nagy méretű a fájl, akkor továbbra is van lehetőség elektronikus adathordozón történő beadásra. Ehhez az E-papír rendszeren egy egy oldalas kérelmet (vagy amit a méretkorlát enged) szükséges feltölteni, majd a dokumentumot postai úton továbbítani lehet a hatóság felé. Lényeges, hogy a hatósági eljárás elindításához az E-papíron keresztüli kérelem beküldés elengedhetetlen.
- Mivel a vonatkozó 314/2005 (XII. 25.) Kormányrendelet bár lehetőséget ad arra, hogy a dokumentum kizárólag elektronikusan kerüljön beadásra, de az érintett település(ek) Jegyzője által a kifüggesztést nyomtatott formában írja elő, így célszerűbb az érintett települések számával megegyező számú nyomtatott verziót is postán megküldeni, ezzel csökkenteni egy hiánypótlás lehetőségét.